Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 30 septembre 2026

1. Objet et champ d'application

Cette politique explique comment Datakeen SAS traite les données personnelles des personnes avec lesquelles elle est en relation : visiteurs du site, prospects, clients et leurs interlocuteurs, abonnés à la newsletter, candidats et fournisseurs.

Elle s'applique au site www.datakeen.co et à ses sous-domaines, dont la plateforme app-v3.datakeen.co, aux échanges commerciaux (email, téléphone, visioconférence, salons) et aux outils que nous utilisons pour gérer ces relations.

Les salariés de Datakeen sont informés du traitement de leurs données par une notice interne distincte.

Elle ne couvre pas les données traitées lors d'un parcours de vérification d'identité réalisé pour le compte d'un client de Datakeen. Ce traitement est décrit dans la Notice d'information relative au traitement des données personnelles (voir section 4).

2. Qui est responsable de vos données ?

Pour les traitements décrits dans cette politique, le responsable de traitement est Datakeen SAS, SAS au capital de 2 000 €, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 825 303 910, dont le siège est situé 176 avenue Charles de Gaulle, 92200 Neuilly-sur-Seine.

Datakeen peut intervenir dans deux rôles distincts :

• Responsable de traitement pour le site web, les comptes utilisateurs de la plateforme et le support, la prospection, la relation client, la newsletter, les événements, le recrutement et les fournisseurs : la présente politique s'applique.
• Sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD pour la vérification d'identité réalisée pour le compte d'un client (banque, assureur, plateforme…) : la notice d'information dédiée s'applique.
• Sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD pour l'analyse de documents et de dossiers et le screening AML réalisés pour le compte d'un client : la section 4 de la présente politique et la politique de confidentialité du client s'appliquent.

Délégué à la protection des données (DPO) : dpo@datakeen.co, ou par courrier à l'adresse du siège, à l'attention du DPO.

3. Quelles données traitons-nous, pourquoi et sur quelle base ?

Nous ne traitons que les données nécessaires à chaque finalité. Nous ne traitons aucune donnée sensible (santé, opinions, origine, biométrie…) dans le cadre des traitements décrits ici.

D'où proviennent vos données ?

La plupart des données nous sont transmises directement par vous : formulaire, email, échange commercial, candidature.

Pour la prospection, certaines données professionnelles proviennent aussi de sources publiques (site de votre entreprise, profil LinkedIn), de salons et événements, ou d'outils d'enrichissement de coordonnées professionnelles. Lors de notre premier message, nous vous indiquons comment nous avons obtenu vos coordonnées et comment vous opposer à nos communications.

Nos engagements en matière de prospection

• Nos messages portent sur des sujets liés à votre fonction professionnelle.
• Chaque email contient un lien de désinscription, pris en compte sans délai.
• Nous ne prospectons pas les particuliers et nous ne vendons ni ne louons vos données.
• Nous pouvons mesurer l'ouverture et les clics sur nos emails, et attribuer à votre fiche un indicateur d'intérêt pour prioriser nos échanges, dans les conditions prévues par la réglementation. Cela ne produit aucun effet juridique à votre égard.

Aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise dans le cadre de ces traitements.

4. Traitements réalisés pour le compte de nos clients

Lorsque nous fournissons nos solutions à un client (banque, assureur, gestionnaire immobilier, entreprise…), ce client est responsable du traitement. Datakeen agit uniquement comme sous-traitant, sur ses instructions, et ne réutilise pas les données pour ses propres besoins.

Vérification d'identité

Si l'un de nos clients vous a orienté vers un parcours de vérification d'identité Datakeen (capture de document, lecture de la puce NFC, selfie), ce client est le responsable de traitement. Datakeen agit uniquement comme sous-traitant, sur ses instructions.

Ce traitement est décrit dans la Notice d'information relative au traitement des données personnelles : données collectées, recours à l'intelligence artificielle, sous-traitants, sécurité.

Analyse de documents et de dossiers

Nos clients peuvent nous confier des documents à analyser : pièces d'un dossier locataire ou de garant, justificatifs de domicile ou de revenus, documents RH, etc. Nous en extrayons les informations et contrôlons leur authenticité et leur cohérence. Vous pouvez donc être concerné sans avoir vous-même utilisé un service Datakeen, par exemple si vous vous portez garant.

Datakeen ne réalise aucun scoring de locataire ni aucune évaluation de solvabilité. Nous ne produisons ni note, ni classement, ni recommandation sur la personne : nous signalons seulement les anomalies documentaires détectées. La décision d'accepter ou non un dossier appartient au seul client.

Screening AML (sanctions et personnes politiquement exposées)

Pour respecter leurs obligations de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, nos clients peuvent vérifier si une personne figure sur des listes de sanctions ou de personnes politiquement exposées. Seules les données nécessaires à la recherche sont traitées (nom, prénom, date de naissance, nationalité), via un prestataire spécialisé dont les données sont hébergées dans l'Union européenne. Le résultat est transmis au client, qui l'analyse et décide des suites à donner.

Dans tous les cas, en tant que sous-traitant :

• les données servent uniquement à produire le résultat demandé par le client ;
• elles ne sont utilisées ni pour entraîner nos modèles, ni à des fins commerciales ;
• la durée de conservation est fixée par le client ;
• vos droits s'exercent en priorité auprès de lui. Si vous nous écrivez par erreur, nous lui transmettons votre demande dans les meilleurs délais.

5. Qui a accès à vos données ?

En interne, seules les équipes qui en ont besoin accèdent à vos données : commerce et marketing pour la prospection, direction et comptabilité pour les contrats et la facturation, personnes en charge du recrutement pour les candidatures.

Nous faisons appel aux prestataires suivants, qui agissent sur nos instructions dans le cadre d'un contrat conforme à l'article 28 du RGPD :

Vos données peuvent aussi être communiquées :

• aux autorités administratives ou judiciaires, lorsque la loi l'exige ;
• à nos conseils (avocats, commissaires aux comptes), soumis au secret professionnel ;
• à un acquéreur ou à une société du même groupe en cas de fusion, de cession ou de réorganisation de tout ou partie de l'activité de Datakeen. Vos données resteraient alors traitées conformément à la présente politique.

Nous ne vendons ni ne louons vos données à des tiers.

6. Vos données sont-elles transférées hors de l'Union européenne ?

Nous privilégions des prestataires qui hébergent les données dans l'Union européenne. Certains transferts hors UE restent possibles :

• mesure d'audience (Google Analytics), hébergement du site (Webflow) et support de la plateforme (Intercom) : données traitées aux États-Unis ;
• accès ponctuels de certains prestataires (HubSpot, Google Workspace) depuis les États-Unis, pour le support ou la maintenance.

Ces transferts sont encadrés par la décision d'adéquation de la Commission européenne relative au Data Privacy Framework, pour les prestataires certifiés, ou à défaut par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission.

Vous pouvez obtenir une copie de ces garanties en écrivant à dpo@datakeen.co.

7. Combien de temps conservons-nous vos données ?

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées. Certaines peuvent être archivées plus longtemps, avec un accès restreint, lorsqu'une obligation légale ou la défense de nos droits l'exige.

8. Cookies et traceurs

Lors de votre première visite, un bandeau vous permet d'accepter ou de refuser les cookies non essentiels, aussi simplement l'un que l'autre. Poursuivre la navigation ne vaut pas acceptation.

Vous pouvez modifier vos choix à tout moment en supprimant les cookies depuis les paramètres de votre navigateur, ce qui fera réapparaître le bandeau lors de votre prochaine visite. Refuser les cookies non essentiels n'empêche pas d'utiliser le site.

9. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques :

• chiffrement des données en transit et au repos ;
• accès limités aux personnes qui en ont besoin, avec authentification forte ;
• journalisation des accès aux outils ;
• sauvegardes chiffrées, hébergées en France, et plan de reprise d'activité ;
• engagement de confidentialité signé par chaque collaborateur et sensibilisation régulière des équipes à la protection des données ;
• choix de prestataires présentant des garanties de sécurité suffisantes, liés par un contrat de sous-traitance.

Notre système de management de la sécurité de l'information est en cours de mise en conformité avec la norme ISO/IEC 27001.

En cas de violation de données présentant un risque pour vos droits, nous en informons la CNIL dans un délai de 72 heures. Si le risque est élevé, nous vous en informons également.

10. Quels sont vos droits ?

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• accès : obtenir la confirmation que nous traitons vos données et en recevoir une copie ;
• rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• effacement, sauf si une obligation légale ou la défense de nos droits impose de les conserver ;
• limitation du traitement, notamment pendant l'examen d'une contestation ;
• portabilité des données que vous nous avez fournies, lorsque le traitement repose sur votre consentement ou sur un contrat ;
• opposition à un traitement fondé sur notre intérêt légitime. Pour la prospection, votre opposition est prise en compte sans condition ni justification ;
• retrait de votre consentement à tout moment, pour la newsletter ou les cookies ;
• directives sur le sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits :

1. utilisez le lien de désinscription présent dans chacun de nos emails, pour la prospection et la newsletter ;
2. ou écrivez à dpo@datakeen.co ;
3. ou écrivez à Datakeen SAS, à l'attention du DPO, 176 avenue Charles de Gaulle, 92200 Neuilly-sur-Seine.

Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes ou nombreuses ; nous vous en informerions alors. Nous ne vous demandons un justificatif d'identité qu'en cas de doute raisonnable sur votre identité.

11. Réclamation et mises à jour

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

Nous mettons à jour cette politique lorsque nos traitements ou la réglementation évoluent, et au moins une fois par an. La date de dernière mise à jour figure en tête de page. En cas de modification importante, nous vous en informerons par un message sur le site ou par email.